Capacitación
8ªSeleccionar Bloques de celdas
Escoger un conjunto de
celdas
Podemos fácilmente
seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre
la celda situada en una esquina y manteniendo
pulsado el ratón nos movemos hacia la esquina
opuesta.Otra forma de hacerlo es marcar la
primera celda y manteniendo pulsada la tecla de
mayúsculas del teclado movernos a la
última.
Seleccionamos por ejemplo desde la
celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la
D5.
¿Qué hacer para
seleccionar un conjunto de celdas
salteadas?.
Por ejemplo queremos marcar las celdas
B3,B4,B5 y las D3 y D4
Nos movemos desde B3 a B5
manteniendo pulsado el botón izquierdo del
ratón.Mantenemos pulsada la tecla
"Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina
inferior izquierda del teclado) pero soltamos el
botón del ratón y nos movemos a
D3Nos movemos desde D3 a D4
manteniendo pulsado el botón izquierdo del
ratón.
SELECCIONAR TODAS LAS
CELDAS
Puede ser útil seleccionar todas
las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un mismo
formato a todas las celdas
Pulsamos sobre la esquina superior
izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que
designa la primera columna.
Capacitación
9ªIntroducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de
Trabajo
En la hoja de cálculo
podemos introducir texto, números y
funciones.
Nos situamos marcando con el
ratón por ejemplo en la celda A2 y
escribimos PRESUPUESTO ANUAL.Al introducir datos en una celta
aparece en la Barra el símbolo X que nos
permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir
si nos hemos equivocado o arrepentido.
Y aparece el símbolo para
confirmar o introducir la información. Otra forma
de confirmar es simplemente pulsando Enter en
nuestro teclado.
REALIZAR CORRECCIONES
Para cambiar el contenido de una celda
que ya he confirmado:
Pulso sobre la celda que quiero
cambiar. El programa muestra el contenido en la parte
superior.Hago clic sobre la parte de la
Barra que muestra el contenido de la
celda.Y pulsando en la tecla
"Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de
retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado
para realizar modificaciones.
Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO
ANUAL pero descubro que tenia que poner PRESUPUESTO
MENSUAL
Capacitación
10ªNombrar celdas y rangos
Excel permite un manejo fluido y
sencillo de las celdas. Tanto a través de las
columnas, las filas o manejando las celdas
individualmente.
Pero Excel también tiene en los
Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de
información. La principal característica de los
rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de
celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de
solo una celda.
¿Y por que es tan importante el
hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no
es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas
superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos
puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo
mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy
grande ¿Podríamos recordar exactamente la
posición de todos los conjuntos y subconjuntos de
celdas?
Es mas sencillo hacer referencia a
Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37
Veamos un ejemplo, para asignar un
nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una
vez que esté marcado escribiremos el nombre que
deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres.
Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla
intro.
Ya tenemos nuestro primer
rango.
Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo
llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49.
Si ahora quisiermos ir de nuevo a la posición de los
meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que
pulsar la tecla F5
Aquí se mostrara todos los
rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar.
Para que excel nos lleve de a la posición
deseada
Los rangos tienen muchas mas utilidades
que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y
compleja es la hoja de calculo en la que estamos
trabajando
Dar Formato a los Datos
introducidos
Tenemos que seleccionar las celdas
sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente
vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos
introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y
marcamos las celdas a las que deseamos dar
formato.
Vamos a realizar un ejemplo en el
que:
A) Pondremos una Línea de
Contorno a nuestro presupuesto.B) Cambiaremos el tipo de letra a
Verdana y aumentaremos el tamaño de las
letras.C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL"
en negrita.D) En azul las letras
correspondientes a los conceptos de gasto.E) Y el fondo de las celdas con
números lo pondremos de color verde
claro
Podemos utilizar el menú
Formato de la Barra superior o Barra
menú.
También podemos acceder
directamente a las funciones de formato más
utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de
Formato. Hemos pulsado en el botón de flecha
"Mas botones" para que se visualicen el resto de
opciones.
Si no aparece en su pantalla la
Barra de Formato la activamos con el comando
Ver de la Barra de Menú
Capacitación
12ªEjemplo de Formato
A) Vamos a poner una
línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de
varias celdas.
Pulsamos sobre Formato
y Celdas una vez que tenemos seleccionadas
las celdas sobre las que queremos aplicar el
formato.Y aparece el formulario Formato
de celdas.
En nuestro ejemplo en
Línea hemos seleccionado una
gruesa.Pulsamos sobre
ContornoY Pulsamos
Aceptar
Y nuestro presupuesto nos queda
recuadrado.
B) Vamos a cambiar el tipo de letra a
Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las
letras..
Seleccionamos las celdas
En la Barra de Formato
pulsamos sobre el botón que muestra un
triángulo para cambiar el tipo de letra. Y
seleccionamos por ejemplo Verdana.
Y aumentamos el tamaño de
las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón
y seleccionado 16
C) Poner
"PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
Seleccionamos la celda que queremos
poner en negrita.Y pulsamos la N de la
Barra de Formato
D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de
color azul las letras correspondientes a los conceptos de
gastos.
Seleccionamos desde la celda donde
pusimos Casa a la celda Ropa.Si nuestra pantalla no muestra el
botón Color de Fuente, pulsamos sobre
el botón Mas Botones que se encuentra al
final de la Barra de Formato. Y pulsamos
sobre el botón Color de fuente.Marcamos el color
deseado.
E) Poner el fondo de las celdas con
números de color verde claro.
Seleccionamos la celdas a las que
deseamos cambiar el color del fondo.En la Barra de Formato
pulsamos sobre Color de relleno.Y pulsamos sobre el color verde
claro.
Hemos cambiado el
tamaño de las columnas para visualizar las palabras
completas. Como vimos anteriormente para cambiar el
tamaño de las columnas nos situamos con el cursor
entre las letras que designan las columnas y manteniendo
pulsado el botón del ratón nos
movemos.
Y el resultado correspondiente a
nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda como
muestra la imagen de la derecha.
Capacitación
13ªFormulario Formato de Celdas
Las opciones de formato como
vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de
Menú
Seleccionamos las celdas a las que
queremos dar formato.Pulsando sobre Formato en la
Barra superior yCeldas.
En el formulario Formato de
celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña
de Fuente
En este formulario podemos cambiar
la alineación de los datos introducidos, pulsando
sobre la pestaña alineación y marcando una
nueva opción.
Podemos cambiar el aspecto de las
líneas que delimitan las celdas utilizando la
pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo
unas líneas más gruesas.
Igualmente podemos cambiar el
formato numérico en Número, y poner un
formato monetario por ejemplo.
En este mismo formulario podemos
cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes
tramas y proteger para ocultar o bloquear
celdas
Cpacitación
14ªAutoformatos en
excel
El aspecto de nuestras hojas es un
aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y
evaluar nuestro trabajo.
Ya hemos tenido algún contacto
con los formatos en Excel, pero hay una forma mas
rápida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro
trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni
esfuerzo.
Vamos a aprender a manejar los
autoformatos. Veamos una pagina sin formatos.
El siguiente paso es seleccionar una
celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo
C5.
Cuando esté marcada en el
menú Formato, pulsaremos en la opción
Autoformato
Atención, es
importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca
a una tabla, como es nuestro caso. Si hubiéramos
pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos
daría un mensaje de error.
Para evitarlo, solo tenemos que
posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos
dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el
siguiente cuadro de dialogo
De entre todos los ejemplos
predefinidos podemos elegir el formato que consideremos mas
apropiado para nuestra tabla.
Sólo tendremos que pulsar sobre
el ejemplo deseado y después aceptar.
Este es nuestra
tabla, tal como la hemos "diseñado" rápida y
sencillamente.
Capacitación
15ª Alinear los Datos
Podemos llegar a las
instrucciones para cambiar la alineación por varios
caminos. Por ejemplo con los mismos datos que
escribimos anteriormente ahora:
A) Los números los vamos a
centrar con respecto a su celda.
Seleccionamos las celdas
correspondientes a los números que queremos
centrar.En la Barra de Formato pulsamos
sobre el botón con la imagen de Centrar. Si
la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar
en el botón Mas Botones situado en el lateral
derecho de la Barra formato.
B) La palabra TOTAL la vamos a
alinear a la derecha.
Para alinear a la derecha la celda
donde escribimos TOTAL practicaremos otro
camino.Marcamos la celda y pulsamos el
botón DERECHO del ratónPulsamos sobre Formato de
celdasPulsamos sobre la pestaña
AlineaciónY en Horizontal
seleccionamos Derecha
Y el resultado
Cacitación
16ªDesbordamiento de datos
Es bastante frecuente que cuando
manejamos operaciones numéricas se produzca una
desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no
cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la
Excel nos llama la atención sobre ello con el
símbolo "#"
Hay varias formas en que Excel
actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el
desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con
datos numéricos
Si el desbordamiento se produce con
datos texto, el comportamiento de Excel depende de la
situación de la celda situada inmediatamente a su
derecha.
Si está vacía, el texto
se prolongara a su derecha libremente. Pero si está
ocupada entonces solo será visible la parte del texto
que quepa en la zona visible de la celda.
Es este ejemplo vemos dos
desbordamientos distintos, el titulo de la celda B2 en texto
que se prolonga a C2. Y el desbordamiento numérico de
E5, que al ser la cifra más extensa de la longitud de
la celda, se muestra con el símbolo # repetido todo el
ancho de la celda
Eso no significa que haya habido un
error o que hayamos perdido el resultado de nuestros
cálculos. No, el dato sigue estando allí, para
verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna
hasta que aparezca el dato
Si el desborda una celda,
numérica sin formula, podemos ver su contenido sin
necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando
en ella y veremos como su valor aparece en la barra de
formulas
Puede haber otras ocasiones en que no
nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos
ver el contenido de la celda en notación
científica.
La notación científica se
lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10
elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras
palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como
el numero que haya tras el signo +
Capacitación
17ªGuardar y Recuperar los Archivos
GUARDAR LOS
ARCHIVOS
Tenemos varias opciones para guardar el
trabajo que hemos realizado en la hoja de
cálculo.
En la Barra de Menú pulsamos
sobre Archivo yGuardar como
En el formulario que aparece le
ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro
caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser
ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos
tipos de ficheros y trabajos.Y pulsamos
Guardar
RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS
GUARDADOS
Pulsamos sobre Archivo en la
Barra de MenúPulsamos sobre
AbrirY hacemos doble clic sobre el
fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos
abrir no se encuentra el el listado que aparece nos
movemos por los diferentes directorios para
encontrarlo.
Si el archivo que deseamos abrir ha
sido uno de los últimos que hemos archivado con Excel
al final del menú Archivo puede aparecer.
Capacitación
18ªPropiedades del archivo
Las "Propiedades de archivo" es
una funcionalidad de Excel que puede llegar a ser
extremadamente útil en entornos de trabajo
profesionales. Sobre todo en lugares de trabajo donde es
imprescindible trabajar en equipos, o donde un grupo de
personas necesita trabajar, acceder e incluso participar en
el trabajo de otras personas.
En el siguiente cuadro de
diálogo nos encontramos con diversas opciones de
personalización agrupadas en varios apartados, uno
en cada pestaña. En algunas pestañas puedes
introducir datos y en solo Excel puede gestionar esos
datosPor ejemplo en la
pestaña General no podremos introducir
ningún dato. Aparecerá con los datos
vacíos hasta que lo guardemos por primera vez.
En esta pestaña aparecen los datos
relacionados con la información de la
grabación del archivo. Vamos a verla mas
detenidamente.En las opciones de la
pestaña general podemos ver tres zonas bien
diferenciadas, La primera zona se refiere a la
información del archivo. Por ejemplo Tipo y
Tamaño, nos informan, como sus propios nombres
indican, el tipo de archivo y el tamaño que
ocupa el archivo
Ubicación es una
opción mucho mas útil, con ella
podremos saber concretamente, en el directorio, en el
disco o en el terminal de red en que esta situado
físicamente el archivo. Esto resulta
útil cuando se trabaja en redes locales, con
múltiples lugares de trabajo. Siempre es
conveniente saber en que ordenador esta guardada la
información.En la segunda zona de la
pestaña, La información que nos puede
resultar útil de esta pestaña hace
referencia a las fechas y horas importantes para el
documento
Creado, hace referencia al
momento en que fue creado el archivo, es muy
útil para conoce cuando se inicio el trabajo y
para distinguir bocetos de trabajo y versiones que
hagan referencia al mismo proyecto.Modificado, nos ayudara a saber
cuando se grabó por ultima vez la
información del archivo. Mas de una vez
podemos encontrarnos dudando sobre que archivo
contiene la información mas
actualizada.En ultimo acceso, nos informa
de la ultima vez que alguien abrió el archivo
solo para consultarlo, sin grabar en él
información. Esta información puede
resultarnos especialmente útil en ambientes de
trabajo corporativo, donde hay una gran
números de personas accediendo a los
documentos y necesitamos saber que a que
versión se esta accediendo.En la ultima zona, se nos
mostrarán los atributos del archivo
Se nos dirá si podemos
escribir en el, o si es solo lectura. Se nos
dirá si ha sido modificado o no. Si es un
archivo oculto o visible. Y por último si es
un archivo de sistema o No.De esta zona, ahora solo nos
interesa saber, que gracias al atributo Modificado,
podemos distinguir fácilmente las versiones
viejas de las nuevas. Y gracias al atributo
Sólo lectura se limita el que se pueda
modificar en nuestro fichero.Hemos visto una pestaña
en la que no podemos introducir información,
veremos ahora una en la que si podemos introducir
información. Veremos la pestaña
"Resumen"
Esta vez la ventana estará
dividida en dos zonas, en la superior, podremos
introducir la información relativa al
autor.Como por ejemplo: el titulo del
libro y el asunto del que trata. Estos dos campos que
pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en
él. Pero intentar encontrar un libro en
particular, cuando hace meses que no lo hemos abierto
puede ser una tarea desesperante si no está
bien clasificado.El titulo y el asunto nos
ayudan a manejar fácilmente grandes
bibliotecas de libros.Los campos personales de Autor,
Administrador y Organización:
Adquieren todo su sentido
cuando trabajamos en una organización amplia,
y especialmente si trabajamos en equipo o en
red.Estos campos deben ser los
suficientemente descriptivos, para que cuando el
proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar
claramente al autor, por si es necesaria ponerse en
contacto con él.En la ventana inferior
introduciremos información relativa al
contenido del libro de trabajo, comentarios, palabras
claves para buscar el libro mas a delante.
Excel tiene un sistema de
búsqueda, para encontrar y ordenar los libros
basándose en los campos de esta zona.
Así pues la descripciones deben ser lo mas
claras y homogéneas posibles, para que sea
posible encontrar fácilmente todos los libros
según palabras claves o
categorías.Si activamos "Guardar vista
previa", cuando vayamos abrir un libro de trabajo
veremos una imagen de la primera hoja de calculo y
decidir si es el que queremos abrir.
Capacitación
19ªOperaciones NuméricasREALIZAR OPERACIONES
NUMERICASExcel es una hoja de cálculo
y como su nombre indica su función fundamental es
trabajar con grandes volúmenes de números y
realizar cálculos numéricos.Sumar números.
Marcamos los números que
deseamos sumar.Pulsamos sobre el
símbolo Sumatorio que se encuentra en
la Barra Estándar.
COMPONENTES
DE LAS FUNCIONESSi realizamos la suma anterior y
nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado
de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de
fórmulas aparece la expresión
=SUMA(B4:B7).La anterior fórmula se
compone de:Comenzamos con el signo igual.
Todas las fórmulas comienzan con el signo
igual para indicarle al programa que se trata de una
función y no de un texto.A continuación la
función, es decir la operación
matemática que deseamos realizar. En nuestro
caso SUMAY lo siguiente es especificar
las celdas, donde se encuentran los números
sobre los que deseamos realizar la operación.
En este caso como queremos sumar los números
que se encuentran desde la celda B4 a la B7
escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por
ejemplo B4:B7
EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en
la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir
nosotros la fórmula.Escribimos 34 en la celda A1 y
56 en la celda B1Nos situamos en C1 y escribimos
=SUMA(A1:B1) yPulsamos Enter en
nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de
la Barra fórmulas.
SUMAS EN FILAS Y
COLUMNASVamos a sumar por filas y por
columnas.Partimos de los datos que se
muestran en la primera imagen.Marcamos las celdas que
contienen los números y dejamos celdas libres
en la columna y fila siguientes.
Pulsamos sobre Sumatorio
o Autosuma en la Barra de fórmulas.
Y el resultado es que:
Los primeros cuatro
números de la columna C son el resultado de
sumar los dos números de cada fila.Los resultados que aparecen en
la fila 5 son la suma de los números de la
columna superior.Y observe que en la celda C5 el
resultado que aparece es la suma de todos los
números que tenemos inicialmente en las dos
columnas
Capacitación
20ªOperaciones matemáticos
Las operaciones matemáticas fundamentales pueden
realizarse directa y fácilmente con el programa
Excel.SUMAR
Para sumar directamente varios
números:Seleccionamos una celda y
comenzamos escribiendo el signo igual "=", para
indicar al programa que se trata de una
operación matemática.Sumamos utilizando el signo
+Pulsamos Enter o
confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar
antes de cambiar de celda.
Por ejemplo vamos a sumar 2+2.
Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos
Enter en el teclado.MULTIPLICAR,
DIVIDIR Y POTENCIASMultiplicar. Podemos
multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para
multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2
y pulsamos Enter en el teclado.Dividir. Dividimos con
el símbolo / . Por ejemplo si queremos
dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y
pulsamos Enter.Potencias. elevar
un número a una potencia es multiplicar ese
número por si mismo un cierto número de
veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a
2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un
número a un número a una cierta
potencia podemos emplear el símbolo ^ .
Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda
=2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el
resultado de 16
EL ORDEN EN EL QUE SE
EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICASEn matemáticas el orden de
las operaciones si puede afectar al resultado.El programa Excel calcula en un
cierto orden:Primero las operaciones entre
paréntesis.Las potencias
Las multiplicaciones y
divisionesSumas y restas.
EJEMPLO
Realizar la operación
4*(4-3)NO es 4 por 4 menos 3 que
daría como resultado 13Sino que primero se calcula el
paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se
multiplica por 4.Por tanto el resultado es
4EJEMPLO
¿Cuál es el
resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3
?El programa primero calcula el
paréntesis (2+3) que da 5Después calcula la
potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da
125A continuación las
multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125
que da 875Nos queda 4+10-875 es
decir 14 menos 875 que da como resultado un
número negativo -861
Capacitación
21ªOrden de las operacionesLo más normal es que solo
utilicemos formulas con dos operadores.Pero Excel es mucho más
potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos
operandos y operadores como necesitemos.Vamos a ver algunos
ejemplos:Con un solo operador hacemos que el
contenido de una celda aparezca en otraY si modificamos la celda original,
tambien se modificara automáticamente la celda de
la formula.Con dos operadores:
Ya conocemos suficientemente este
tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas
tiempoCon mas de dos operadores. Esto lo
veremos mas claramente con un ejemploEn la siguiente imagen calculamos
los beneficios por participación, y le restamos
los impuestos.Hemos escrito la formula tal como
la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos
por el numero de participaciones y finalmente le restamos
los impuestos.El resultado obtenido es
534Pero Excel tiene un sistema de
prioridad de operandos, esto significa que Excel
comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de
dos en dos empezando por los operandos mas importantes
según su orden de prioridadEl orden es el siguiente: Primero
se ejecutan las operaciones que estan entre
paréntesis, primero los mas anidados. Segundo la
exponenciacion. Tercero la multiplicación y
división, en caso de igual importancia se evalua
primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se
evaluan la suma y la resta, con el mismo criterio de
igualdad que la multiplicación y la
division.Asi pues en la operación
anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos
por el numero de participaciones y el resultado se lo
restamos a los ingresos y al total le restamos los
impuestos.Para construir la formula que
queriamos tendríamos que haber usado los
paréntesis para priorizar las operaciones como en
el ejemplo inferiorCapacitación
22ªListasExcel tiene funcionalidades
orientadas a facilitarnos la introducción de datos
en las hojas de cálculo.Una de ellas son las
listas.Las listas consisten en que
mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel
crea automáticamente una lista con todos ellos. Y
cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel
nos permite seleccionarlo de la lista en vez de
rescribirlo.Por ejemplo, tras teclear esta
columna de datosNos situamos en la primera celda
vacía que haya tras los datos y pulsamos el
botón derecho del ratónEn el menú que se ha
desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la
lista".Excel nos mostrara una lista con
todos los datos introducidos en la columna hasta el
momento.Para insertar uno de ellos en la
celda elegida solo tenemos que pulsar en
él.Excel tiene otras funciones de
automatización relacionada con las listas, por
ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la
ventanaVeremos que una nota nos va
mostrando los distintos días de la semana y si
soltamos el ratónVemos que se crea
automáticamente una lista con los días de
la semana.Para ahorrarnos trabajo Excel tiene
predefinidas listas con los días de la semana, los
días de la semana abreviados, los meses y los
meses abreviados.Capacitación
23ªFunciones
Las anteriores fórmulas utilizan los operadores
matemáticos normales, mientras que las funciones
nos permiten utilizar una amplia variedad de
parámetros. Las funciones son fórmulas
predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados
argumentos.Por ejemplo la función que
nos permite realizar la suma de los números
introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como
=SUMA(A1:C3) donde:Comenzamos la función
con el signo igual "=" para indicar al programa que
se trata de una función.El nombre de la función
que queremos realizar. La operación que
deseamos realizar en este caso SUMAEl argumento que en este caso
hace referencia al rango de celdas donde se
encuentran los números a sumar.
En este curso en los primeros
ejemplos estamos utilizando como argumentos de las
fórmulas referencias de celdas. Pero en general
los argumentos pueden ser números, texto, valores
lógicos, matrices o referencias de
celdas.Las funciones adoptan la forma
de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3…),
donde los argumentos se encuentran separados por punto y
coma.Por tanto para sumar los
números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4
tenemos varias posibilidadesUtilizar la
función SUMA y escribir todos los
argumentos uno detrás de otro
=SUMA(A1;A2;A3;A4)
Utilizamos la
función SUMA pero ahora resumimos las
celdas escribiendo la primera, dos puntos y la
última
=SUMA(A1:A4)
Sumamos mediante el
operador matemático suma u escribiendo
todas las celdas
=A1+A2+A3+A4
EJEMPLO
Vamos a partir de los datos que
aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar
dos funciones:Calcular las sumas y
Una función para
calcular que cantidad corresponde a las ventas
más bajas de un mes y zona.
El texto "Ventas mensuales" lo
tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde
la celda A1 a la E1 y pulsado el botón
Combinar y centrar.Para adaptar el formato de los
números hemos utilizado el botón
Euro de la barra de formato.
Vamos a utilizar primero la
función Autosuma que conocemos para
calcular los totales. Para sumar la primera columna la
función quedaría
=SUMA(B4:B7)Independientemente del
cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona
al que corresponden la ventas más bajas utilizamos
la función Mínimo que se designa por
MIN.Vamos a calcular el mínimo
de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto
el argumento es la zona de datos sobre la que
deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a
C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)La función queda
=MIN(B4:C7)Escribimos la función en la
celda B11Y el resultado se muestra en la
siguiente imagen.Una de las
cuestiones más interesantes de las Hojas de
Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las
funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta
los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el
número 122,00 que aparece en la celda C7 por el
número 350 y comprobaremos como afecta a la suma
de su columna y al resultado mínimo de
ventas.Y el resultado es que la suma de la
columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado
y la función mínimo
también.Capcitación
24ªInsertar FunciónEl programa Excel cuenta con
gran número de funciones predefinidas a las que se
accede fácilmente partiendo del botón
Pegar Función.Nos situamos en la celda donde
queremos colocar la fórmula y donde se
mostrara el resultado de la función. en
nuestro ejemplo vamos a calcular la media
aritmética de los valores introducidos en las
celdas A4, B4, C4 y D4 y el resultado queremos que
aparezca en E4. La media aritmética suma los
números y los divide entre el número de
elementos sumados. Por tanto nuestra función
realizará la operación
matemática de sumar 4+6+2+10 y dividir por
cuatro.
En la Barra Estándar
pulsamos sobre el botón Pegar
Función
Nos aparece un cuadro en el que
tenemos primero que seleccionar el grupo en que se
encuentra la función que deseamos utilizar, es
decir pulsamos sobre una Categoría de la
función. En nuestro ejemplo la
función media aritmética se encuentra
dentro la Categoría de funciones
Estadísticas.
Y una vez seleccionada la
Categoría de la función nos queda
seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de
la función, el nombre que designa a la
media aritmética es PROMEDIO
Pulsamos Aceptar y nos
aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro
correspondiente a la función promedio. Ahora
se trata de especificar los argumentos de la
función PROMEDIO. En nuestro caso consiste en
especificar las celdas que contienen los
números a los que queremos calcular la media
aritmética. El programa automáticamente
asume que son los números que se encuentran a
la izquierda de la casilla donde estamos
introduciendo la fórmula. Si el programa no
pone correctamente las celdas que queremos utilizar
para el cálculo cambiamos los nombres de las
celdas donde pone Número1.
Y en la celda marcada se coloca la
función y nos muestra el resultado de aplicar
dicha función a los argumentos seleccionados. En
nuestro ejemplo la media aritmética da cinco y
medio como se muestra en la celda E4 donde hemos
introducido la fórmulaCapacitación
25ªCrear series
Si necesitamos escribir una serie de números o una
serie de términos como Enero, Febrero, Marzo,
Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la
creación de modo muy rápido de la
serie.Vamos a generar la serie con los
meses del año.Escribimos Enero en la celda
donde deseamos que comience la serie.Nos situamos en la esquina de
la celda.Cuando aparece una crucecita
negra manteniendo pulsado el botón del
ratón nos desplazamos a las celdas donde
queremos que se escriba el resto de la
serie.
Y el resultado cuando soltamos el
botón será una serie con tantos
términos como casillas marcamos. En nuestro
ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual
podemos escribir todos los meses del año de forma
automática.CREAR SERIES
NUMERICASCon Excel es fácil crear
series numéricas.Vamos a generar la serie
numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en
la hoja de cálculo solo el 2 y el 4.Escribimos 2 en la casilla
donde queremos que comience la serie y 4 en la
siguiente.Marcamos las dos casillas y nos
situamos en la esquina de las celdas marcadas y
aparece una crucecita negra.manteniendo pulsado el
botón del ratón nos desplazamos a las
celdas donde deseamos que se escriba la
serie.
Y el resultado es la
generación rápida y automática de
una serie numéricaCapacitación
26ªUtilizar nombres de rango en las
funcionesHemos aprendido
en anteriores lecciones la importancia de los rangos y
como dar nombre a los rangos. En esta lección
aprenderemos la utilidad de aplicar los rangos a las
funciones.Vamos a verlo con un
ejemploCrearemos un rango para cada mes y
también para cada articulo, como ya sabemos,
simplemente seleccionando las celdas que deseemos y
dándole el nombre de su tituloY también para el
articuloAhora crearemos una formula que que
sume las compras realizada en Enero. Para ellos solo
tendremos que teclear en la celda correspondiente al
siguiente formula "=Suma(Enero)"Como podemos ver Excel ha calculado
el resultado del sumatorio del rango de Enero, sin tener
que introducir las celdas de inicio y final.Podemos darle el nombre que
queramos a los rangos, por ejemplo es mas fácil
identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente
Enero.Los rangos tienen una peculiaridad
mas, son referencias absolutas. Por ejemplo:Si copiamos la formula de enero en
febrero, al contrario de lo que ocurre en otras
ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de
su nueva columna.Si no que el resultado sigue
haciendo referencia al contenido del rango que hemos
definido como Enero.La principal utilidad de esto es
que podemos utilizar facilmente las rangos de las
funciones en cualquier parte de la hoja de
cálculo, sin preocuparnos por celdas, ni casillas.
Simplemente tendremos que haber definido bien el rango
como por ejemplo "ComprasEnero"Capacitación
27ªCopiarLa
secuencia para copiar el contenido de una o varias
celdas, en las que la información ya esta
introducida y reproducirlas en otras:Lo primero es seleccionar las
celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o las
celdas donde se encuentra la información que
deseamos copiar.Emplear el comando
Copiar. Disponemos de varias opciones para
llegar al comando copiar.
Partiendo del Comando
Edición de la Barra de
menú
Pulsando el Botón
DERECHO del ratón.
Seleccionar el área
donde se copiara el contenido.Seleccionamos
Edición en la Barra de
menú.Y pulsamos sobre
Pegar
Igualmente podemos acceder a los
comandos Copiar y Pegar utilizando la
Barra de Formato.EJEMPLO
Vamos a escribir la palabra
"gastos" en la celda A2 y a continuación en vez de
escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las
celdas A4, A5 y A6.Escribimos gastos en la celda
A2 y pulsamos Enter.Pulsamos con el ratón
sobre la celda A2 y la marcamos.Pulsamos el botón
DERECHO del ratón y del menú que
aparece seleccionamos Copiar. El contorno de
la celda se pone intermitente.En la celda A4, pulsamos para
marcarla como lugar de destino de la
copia.Pulsamos el botón
DERECHO del ratón y del menú que
aparece seleccionamos pegar.
Marcamos la celda A5 y pulsando
el botón DERECHO del ratón, en el
menú que aparece, seleccionamos
Pegar.Repetimos la operación
en la celda A6.Pulsamos la tecla de Escape
"Esc", que se encuentra en la esquina superior
izquierda.
Y el resultado muestra las tres
celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En la
imagen la celda activa es la A6 como se muestra
también en la Barra de fórmulas que muestra
el nombre de la celda activa y su contenido.Otra forma de copiar el contenido
de una celda en otras es:Marcar la celda
Nos situamos en la esquina de
la celda para que aparezca una crucecita
negra.Manteniendo pulsada nos movemos
a las siguientes celdas donde se reproduce la
información.
EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en
la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3,
C4, C5 y C6.Introducimos la palabra
ingresos en la celda C2 y pulsamos
EnterMarcamos la celda C2 y nos
situamos en la esquina de la celda.Cuando aparece la crucecita
negra, manteniendo pulsado el botón del
ratón nos movemos hasta C6.Soltamos el botón y
aparece el resultado de copiar la celda.
Y el
resultadoCapacitación
28ªCopiar Fórmulas
Una operación frecuente cuando se trabaja con una
Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas
introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de
Cálculo.Para copiar una fórmula se
emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por
tanto:Seleccionamos las celdas donde
se encuentra la fórmula que deseamos
copiar.Pulsamos el comando
Edición y CopiarMarcamos las celdas donde
queremos copiar la fórmulaPulsamos Edición
y Pegar
EJEMPLO
Tenemos unos números en la
columna A que queremos sumar a los números de la
columna B.Se trata de sumar el número
de la celda A1 y el número de B1 y el resultado
ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la
celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y así
con todas las filas de números.Partimos de los números que
se muestran en la primera imagen.En la celda C1 vamos a
introducir la fórmula para sumar los dos
números de la primera fila. Escribimos
=SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el
signo igual "=" que indica al programa que se trata
de una fórmula. A continuación
escribimos la operación matemática que
queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y
entre paréntesis las celdas sobre las que se
realiza la operación. Vamos a sumar las celdas
A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde
comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde
terminan los datos.
Pulsando Enter aparece
el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9
en la celda C1.Pulsamos sobre la celda
C1Y pulsando en el botón
DERECHO del ratón seleccionamos Copiar.
El contorno de la celda se poner
intermitente.Marcamos desde la celda C2 a la
C6 y pulsando el botón DERECHO del
ratón seleccionamos Pegar. Y pulsamos
"Esc".
Y el resultado que aparece es el
siguienteEs importante observar que no hemos
copiado el número 9 que estaba en la celda C1 sino
la fórmula que estaba en esa celda..Y es importante comprender que la
copia de la fórmula es una copia relativa y no
absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula
=SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es
=SUMA(A2:B2).Al copiar la fórmula una
fila más abajo el programa por defecto asume que
los números que queremos sumar son también
de la fila siguiente.Si queremos que al copiar la
fórmula en otra celda el resultado se mantenga y
el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se
realiza la suma debemos emplear una copia
absoluta.Tenemos que escribir el signo del
dólar "$" antes de las letras y los
números que corresponden a las celdas. De esta
forma la copia será absoluta y no
relativa.La anterior función
quedaría
=SUMA($A$1:$B$1)Capacitación
29ªCopiar el número de una celda pero no la
fórmula
Hemos visto que por el procedimiento más sencillo
de copiar y pegar si una celda tiene una fórmula
lo que se copia es la fórmula y no el valor o el
resultado de la fórmula.En ocasiones deseamos copiar el
resultado de una fórmula que esta en una celda
pero no la fórmula en si.Los pasos a seguir para copiar el
valor de la celda son:Marcamos la celda que deseamos
copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la
C1Pulsamos Edición
y CopiarSeleccionamos la celda donde
vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2Seleccionamos Edición y
Pegado Especial. Igualmente pulsando el botón
DERECHO del ratón.En el cuadro Pegado
Especial que aparece marcamos
Valores.Y se pulsa Aceptar y la
tecla Escape
Y el resultado es que ahora en la
celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos
números anteriores de la fila, aparece el
número 9 que hemos copiado de la celda
C1.Capacitación
30ªCopiar Formato
Otra opción de copiado consiste en copiar el
formato de una celda a otras. Por ejemplo si tenemos
definido un cierto tipo de letra, fondo, tamaño de
la letra, negrita en una celda y queremos utilizar el
mismo formato en otras.Seleccionamos
Edición y Copiar, una vez
marcada la celda de donde queremos tomar el
formato.Seleccionamos
Edición y Pegado
especialEn el cuadro de Pegado Especial
que aparece marcamos Formatos.
Igualmente podemos copiar el
formato utilizando el botón Copiar Formato
de la Barra de Formato.Marcamos la celda que tiene el
formato que deseamos copiar.Pulsamos sobre el botón
Copiar Formato de la Barra de
Formato.Y pulsamos sobre la celda a la
que queremos aplicar el nuevo formato.
EJEMPLO
En la celda A1 tenemos escrito Casa
con un formato de tipo de letra, tamaño, negrita y
fondo amarillo. Queremos copiar esas
características de formato a las celdas A2, A3 y
A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato
a cada celda.Y el resultado
es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las
restantesCapacitación
31ªMover
Para quitar la información que hemos introducido
en una zona de la Hoja de cálculo y ponerla en
otra, podemos utilizar el comando Cortar.Para mover la información
introducida en celdas, columnas o filas.Seleccionamos el grupo de
celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar de
ubicación.Pulsamos Edición
en la Barra superiorPulsamos sobre
CortarMarcamos donde queremos que se
coloque la información que estamos
moviendo.Pulsamos
Pegar
Podemos utilizar directamente los
botones de la Barra de formato para cortar y
pegarSi pegamos sobre
una zona que contiene información, la misma la
borramos al pegar una nueva información
encima.Si nos hemos equivocado al pegar o
en cualquier otra acción, un botón muy
útil y seguramente uno de los más
utilizados es el botón de Deshacer que
encontramos a continuación en la barra
Estándar.EJEMPLO
Vamos a mover el contenido de
la columna A y colocarlo en la columna
C.Marcamos la columna A, pulsamos
Edición y Cortar.Marcamos la columna C y
pulsamos Pegar
Capacitación
32ªLos GráficosEs fácil realizar
gráficos partiendo de unos datos con el
Asistente de gráficos.Partimos de los datos que se
muestran en la primera imagen.Marcamos los datos que vamos a
utilizar para el gráfico.- En la Barra Estándar pulsamos sobre el
botón Asistente de
gráficos
Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente |